jueves, 30 de septiembre de 2010

LOGISTICS AND TRAVEL COLOMBIA ENCUESTA


¿Cual de los siguientes eventos es de su mayor agrado, teniendo en cuenta su disponibilidad y situación económica para conmemorar la finalización de sus estudios como bachiller?

  • Fiesta de prom
  • Viaje a San Andrés 4 días
  • Viaje Eje Cafetero 6 días
  • Viaje Melgar
  • Otro ¿cuál?


Encuesta dirigida a los alumnos del grado once de la Institución Educativa Compartir jornadas mañana y tarde.

Genero femenino: 115

Genero masculino: 85

Total personas encuestadas: 200

Fiesta de prom

36

Viaje San Andrés

53

Viaje Eje Cafetero

57

Viaje Melgar

34

Otro ¿Cuál? Guajira

20



viernes, 17 de septiembre de 2010

1. ¿Qué actividades debo realizar para garantizar que los documentos lleguen a su destinatario? (Trátese de documentos internos o externos)

Distribución de documentos recibidos:

  • Identificación de dependencia y determinación de competencia.
  • Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
  • Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos

  • Identificación de dependencia.
  • Enrutamiento de documentos a dependencia competente
  • Registro de control de entrega de documentos internos

2. Teniendo en cuenta el medio por el cual se distribuya el documento: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, tramite en línea, pagina WEB, entre otros, ¿Que actividades debo realizar al distribuir los documentos enviados?

  • Distribución de documentos enviados
  • Control y firmas de guías y planillas de entrega.
  • Organización mensajería externa.

3. En los talleres realizados se propone la elaboración de planillas de control para recibir, radicar y distribuir los documentos. Suba en el blog las planillas propuestas para cada uno de estos procedimientos.

Auxiliar de Oficina ______________________________________________________________

Recorrido del Día _____________ Ruta _____________Fecha ___________ Hora _________

ORIGEN

DESTINO

INFORMACION GENERAL

ASUNTO

FIRMA RECIBO/ENTREGADO

OBSERVACIONES

4. ¿Qué actividades debe realizar al recibir una solicitud o tramite y una respuesta de dicho tramite?

Recepción de solicitudes o trámites

  • Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta de trámite.
  • Determinación de competencia.

Respuesta

  • Preparación y proyección de respuesta.

jueves, 9 de septiembre de 2010

TALLER Nº 4.

NORMAS PARA LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

LEY 80 DE 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ACUERDO 060-2001 ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados” EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

ACUERDO 016 (MARZO 8 DE 2002) Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos.

ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos.

ACUERDO No. 008 (Octubre 18 de 1995) “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto.

ACUERDO No. 006 (febrero 07 de 1996) “Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación” LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN En uso de sus facultades.

COORDINACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE COLOMBIA Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema.

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

NTC 3393 Elaboración de cartas comerciales

NTC 3234 Elaboración de circulares

NTC 3397 Elaboración de memorandos

NTC 3394 Elaboración de actas administrativas

NTC 3588 Elaboración de informes administrativos

NTC 3369 Elaboración de sobres comerciales

NTC 3580 Guía para la elaboración de hoja de transmisión por telefax

NTC 4176 Elaboración de certificados y constancias

NTC 1486 Elaboración de proyectos, tesis, trabajo de grado y otros












ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

GANCHOS DE COSEDORA, RESALTADORES, TIJERAS, LAPICEROS, BORRADOR, ARCHIVADORES DE FUELLE DE CARTÓ, COSEDORA, SELLOS, SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA, SOBRE BLANCO, HUELLERO, CAJONERA, COMPUTADOR, IMPRESORA, SCANNER, FAX Y FOTOCOPIADORA